Gestão Documental

Na realidade actual das organizações, a gestão documental representa um papel fundamental para a obtenção de vantagens competitivas relativamente à concorrência. Mas só as conseguirá obter, quem realmente se preocupar com o tema.

Um sistema de Gestão Documental & Workflow é muito mais do que um sistema de informação integrado. Um sistema deste tipo é um conjunto de serviços, metodologias e tecnologias, que combinados entre si fornecem uma solução para a maioria dos problemas com que as organizações se debatem nos dias de hoje, nomeadamente:

• Desorganização da informação;
• Rentabilização do conhecimento gerado;
• Insuficiente aproveitamento dos recursos;
• Baixa produtividade, desempenho e eficácia nas diferentes áreas operacionais;
• Fraco atendimento ao cliente;

Um dos objectivos da iPortalMais é ajudar os clientes a pensar o seu próprio futuro fornecendo, através do iPortalDoc, uma solução para estes mesmos problemas.

 

Vantagens da Gestão Electrónica dos Documentos:

 

• Melhoria no acesso à informação dentro da organização;
• Informação sempre acessível e a vários utilizador simultaneamente;
• Gestão do ciclo de vida dos documentos em toda a organização;
• Redução da circulação da informação em suporte papel;
• Rentabilização do espaço físico;
• Maior eficácia e eficiência da consulta;
• Maiores níveis de segurança dos documentos digitais;
• Redução de custos;
• Gestão do ciclo de vida dos documentos, controlo das versões e acesso, sem esquecer as questões relacionadas com a integridade e segurança da informação;
• Facilidade de utilização, que implica um formação reduzida; 
• Integração no ambiente de trabalho dos utilizadores e na intranet;
• Integração com aplicação de fax:
• Configuração parametrizável de acordo com as necessidades da organização;
• Acessibilidade em termos económicos à maioria das pequenas e médias empresas;